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Sebastian Preisner 6 years ago
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@ -7,6 +7,19 @@ Das Dokumenten Management System (DMS) soll möglichst einfach in der Bedienung
Zu ermitteln gilt die Maximallänge für Dateinamen und die Maximaltiefe von Ordnerstrukturen um diese fest im Programm zu verankern.
Was kann GoDMS
* Organisation in Ordnerstrukturen
* Einfache möglichkeit der Synchronisation, Mehrarbeitsplatztauglich und Problemlose nutzung von Cloudspeichern
* Konfiguration am Beispiel von Git in einem .godms Ordner mit den Konfiguraktionsdateien der Arbeitsumgebung
* Mehrere Arbeitsumgebungen auf einem System (Private und Geschäfftliche Dateien getrennt verwalten)
* Volltextsuche innerhalb von Dateien
* Schlagworte
* Kategorien (Ordner) und Unterkatigorien (Virtuelle Ordner)
* Überwachung der Ordner auf neue Dateien
* Automatische Einordnung durch den Dateinamen
* geplant Virtuelle Ordner mittels Softlink verwirklichen
### Dateinamen
Der Dateiname sollte möglichst aussagekräftig sein und helfen die richtige Datei im Dateisystem zu finden. Um eine sicher und konsistente Sortierung der Dateien zu erhalten beginnt der Name mit dem Datum der Einsedung rückwärts. Danach sollte ein Kürzel oder der Name des Absenders erscheinen und zum Schluss der Betreff. Für einen Brief der HUK24 vom 20.03.207 zur erweiterung des Vertrags würde das ganze wie folgt aussehen:
@ -44,3 +57,6 @@ Im Alltag hat sich eine möglichst flache Ordnerstruktur als sehr Hilfreich erwi
Wie man sich vorstellen kann gibt es auch hier Verbesserungspotenzial, so ist es immer eine Frage wo man nun die KFZ Versicherung hinstecken soll oder soll ich nun eine Rechnung für den Versicherungsbeitrag unter Vericherungen oder unter Rechnung ablegen. Auch dieser Konflikt lässt sich durch GoDMS umgehen und zumindest bei UNIX Systemen sogar im Dateisystem abbilden. Zunächst jedoch der Lösungsansatz den ich derzeit für dieses Problem einsetze. Wenn ich ein Dokument habe sei es eine Rechnung oder eine Versicherung schaue ich in meiner Ordnerstruktur zu was dieses Dokument gehört. Gibt es wie im Falle der KFZ Versicherung eine eigene Kategorie dann kommt dieses Dokuement auch dort hinein. Gibt es jedoch keine Kategorie die auf das Dokument zutrifft dann kommt es in die allgemeine Kategorie "Versicherung". Für eine Rechnung verfahre ich genauso, bei einer Rechnung für eine Versicherung die im Ordner Versicherung zu finden ist gibt es ja bereits eine Kategorie, nämlich Verischerung und daher kommt die Rechnung zu dieser Versicherung auch in diesen Ordner.
Somit sollten Dateien in GoDMS auch nur eine Kategorie haben können. Jedoch wären auch noch Unterkategorien denkbar die nur in GoDMS notiert sind oder auf UNIX Systemen mittels Softlink realisiert werden könnten. Somit könnte man allen Dokumenten die für die Steuer wichtig sind eine Unterkategorie Steuer zuteilen und die Dateien dann auch im Ordner Steuern vorfinden.
### .godms Config
Eine Arbeitsmappe wird änlich wie bei GIT initialisiert wodurch die nötigen Configurationsdateien und Datenbanken angelegt werden. Der .godms Ordner befindet sich in der obersten Ebene der Arbeitsmappe. Mithilfe von einfach zu lesenden TOML Dateien können die configurationen für die jeweilige Arbeitsumgebung angegeben werden. Hier befinden sich auch die Kategorien, Absenderlisten und alle weiteren Informationen. Hierdurch lässt sich die gesammte Arbeitsmappe problemlos umziehen und durch den setzen des Pfads in godms direkt weiterarbeiten.
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